Kanban diagram – förverkliga dina idéer snabbare

En ny arbetsteknik som jag tror kommer att bli min nya besatthet – Kanban diagram.

På torsdagen hade vi får första Zoom-träff med GROW4. Dessa träffar hålls varannan torsdag och går ut på att coach Sebastian presenterar något tema som vi sedan diskuterar kring via videosamtal och gör övningar och uppgifter, både enskilt och i grupp. Under träffarna har vi även möjlighet att ställa frågor eller reflektera kring insikter under de gångna veckorna. Denna gång kom vi mycket in på tidshantering och hur man ska få allt gjort som snurrar i bakhuvudet. Ni vet, en miljard måsten varvat med egna spännande idéer och på nåt vis blir inget av det gjort, varken det som måste göras eller det som är roligt.

Sebastian presenterade då en metod som jag genast var tvungen att prova – Kanban diagram. Det handlar om att dela upp arbetet i fyra olika kategorier: Ide´, planering, förverkligat och reflektion. Dina idéer kommer sedan att transporteras genom dessa fyra kategorier. Hur diagrammet byggs upp är valfritt. Det kan göras på dator men själv valde jag papper och post-it lappar eftersom det ger mig bästa översikten och gör diagrammet lättillgängligt på väggen i studion.

Det finns egentligen endast en regel, och den handlar om att det inte får finnas fler än tre idéer – i mitt fall post-it lappar – i var kategori, med undantag för första kategorin. Det vill säga, har du tre lappar under kategorin ”planering” så måste någon av dem förverkligas innan nästa idé får påbörjas. Regler kan självklart brytas, men poängen är att inte påbörja för mycket på en gång.

Redan den första fasen att ösa ur sig alla idéer upplevde jag som ohyggligt befriande, eftersom jag har så pass många idéer i huvudet att jag inte riktigt kommer till skott med någon av dem. Genom att kortfattat dokumentera alla idéer från min anteckningsbok och bakhuvudet och samla dem på ett ställe fick jag bra översikt och det blev lättare att avgöra i vilken ordning idéerna ska förverkligas. Några av dem kunde jag genast skjuta fram till våren. Notera att detta inte är en to-do lista utan snarare lite större projekt och idéer som har flera arbetsmoment.

Tre av mina idéer valde jag sedan att plocka över till planering. Dessa blir nu prioritet att förverkliga medan de övriga får vänta. Planering för mig går ut på att bestämma tidtabell och lista upp vad som krävs för att förverkliga idén. Kostnadskalkyl och eventuella materialinförskaffningar hör även hit.

När dessa tre idéer sedan är förvekligade så är sista skedet reflektion, vilket jag personligen är ohyggligt dålig på. Det glöms ofta bort även om det är i samband med reflektion man lär sig allra mest. Arbetsfördelningen för Kanban metoden är 15% till idé, 40% planering, 40% förverkligande och 15% reflektion. Allt för mycket tid behöver alltså inte ägnas åt reflektion, utan några minuter räcker till att tänka igenom det slutförda projektet och klura på vad som gick bra och vad som kunde göras bättre. Detta kan exempelvis antecknas på baksidan av post-it lappen, som påminnelse ifall liknade projekt skulle dyka upp igen. 

Jag kan än inte påstå att detta fungera för mig eftersom jag påbörjande tekniken så sent som igår, söndag, men jag kan redan känna hur mina mina sinnen slappnar av och hur taggad jag är på att förverkliga det som placerats under planering. Arket ska hängas på väggen i studion och när en idé ploppar upp i huvudet rafsar jag ner den på en post-it lapp och behöver inte ägna mer energi till den just där och då.

Tekniker och arbetsmetoder fungerar även olika för alla. Vissa passar en bra, andra inte. Jag tror att Kanban kan hjälp mig, och kanske även dig, med följande:

• Avlägsna kaoset av idéer som snurrar i huvudet

• Avgöra i i vilken ordning idéer ska förverkligas

• Komma till skott med att förverkliga mina idéer

• Inte påbörja för många idéer samtidigt

• Reflektera och lära mig av egna erfarenheter

Det jag däremot med säkerhet vet är att GROW4 var rätt väg att gå för mig. Jisses så jag tar åt mig lärdom, hela tiden. Mina tankebanor vidgas, på nåt vis. Det blir spännande att se hur många post-it lappar jag plöjt igenom till jul. Jag ska spara dem allihop.